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国务院南水北调办机关政府采购活动内部控制管理规定

综经财[2017]22号

  为加强和规范办机关采购活动的内部控制管理,针对我办政府采购(货物类、工程类和服务类采购)活动潜在的风险,明确风险防控措施及控制流程,根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》等相关法律法规的规定,以及《财政部关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》(财库[2016]99号)和《行政事业单位内部控制规范(试行)》(财会〔2012〕21号)的要求,结合办机关实际,特制定本规定。

  一、货物类采购

  货物类采购是指办公设备、家具、车辆等固定资产以及日常办公用品等货物的购置,归口管理部门为综合司。

  (一)控制重点采购风险

  1.采购事项要合理合规,采购计划和预算要落实。

  2.要正确选择采购方式,采购合同和程序要规范。

  3.应及时开展采购项目验收,并妥善保管采购资料。

  (二)流程控制

  1.采购计划与预算

  (1)机关各司(采购单位)提出货物采购需求和预算。

  (2)综合司按照需求和规定的配置标准,对采购单位提出的货物采购需求进行审核,提出货物采购计划。

  (3)经财司按照综合司提出的货物采购计划审核预算。

  (4)综合司会同经财司将货物采购计划和预算报办领导审定后,分别报送国管局审批货物采购计划和报送财政部审批政府采购预算。

  (5)综合司会同经财司根据国管局批准的采购计划和财政部批准的采购预算,制定我办货物采购实施计划。

  (6)综合司会同经财司将货物采购实施计划报办领导批准后执行。

  2.采购活动管理

  (1)根据办领导批准的货物采购实施计划,采购单位制定具体采购实施方案,主要包括:详细的采购需求,应当包括采购对象需实现的功能或目标,满足项目需要的所有技术、服务、安全等要求,采购对象的数量、交付或实施的时间和地点,采购对象的验收标准等内容。

  (2)采购单位将采购事项录入财政部采购计划系统,经经财司审核并报财政部审定。

  (3)财政部审定采购事项后,采购单位按照财政部印发的有关文件确定采购方式并实施采购。

  (4)采购单位与供应商签订货物采购合同时,应进一步核实采购货物的性能和质量,满足采购要求。

  (5)采购单位依据货物采购合同、购货发票和采购计划签报,到经财司办理合同款支付。

  (6)采购单位督促供应商按照货物采购合同约定全面履行合同义务。

  3.验收管理

  (1)综合司会同经财司,也可邀请技术专家等进行货物验收,并签订验收书一式三份。

  (2)采购单位依据验收书到综合司办理货物入库手续。

  (3)采购单位依据验收书和货物入库手续,以及购货发票、采购合同和采购计划签报等,到经财司办理尾款支付。

  4.询问、质疑和投诉管理

  (1)采购单位对供应商提出的质疑事项,应要求供应商出具书面质疑事项请求并提供必要的证明材料。

  (2)采购单位在收到供应商明确的质疑请求和必要的证明材料后,应依法在3个工作日内答复。质疑涉及变更招标文件和签订的政府采购合同,采购单位应与综合司、经财司商定,并报办领导批准。

  (3)采购单位接到财政部监督检查部门投诉调查通知时,及时报告办领导。

  (4)根据办领导指示,采购单位应会同综合司、经财司、采购代理机构等配合财政部调查核实情况,并积极提供相关材料。

  (5)采购单位会同综合司和经财司,及时向办领导报告质疑和投诉处理结果。

  5.档案管理

  (1)采购单位按照档案管理要求,及时整理政府采购活动相关的预算、计划、实施方案、合同文件、验收文件等所有资料,并保证档案资料的完整性。

  (2)按照我办档案管理要求,采购单位按年度将政府采购档案交综合司归档管理。

  (三)防控措施

  1.按照国家有关规定,我办严格审核采购单位资产配置和采购活动的合规性,严格控制政府采购事项在国管局批准的计划和财政部批准的预算范围内。

  2.加强政府采购内部控制,机关各司负责采购,综合司负责验收,经财司负责支付,采购、验收和支付岗位分离,互相监督制约。

  3.加强政府采购验收和档案管理,采购单位在采购事项验收后才能支付合同尾款;采购档案应按期归档,否则将影响单位下一年度政府采购实施。

  二、工程类采购

  工程类采购是指办公用房及其附属设施的装修和修缮等的实施,归口管理部门为综合司。

  (一)控制重点采购风险

  1.工程前期工作要到位,工程的必要性和可行性、技术方案和概算要经过专家审查通过,资金要落实。

  2.工程类采购过程中,要严格执行国家相关规定,保证工程安全、质量安全和资金安全。

  3.工程完工后,应及时对工程进行竣工验收。

  (二)流程控制

  1.工程前期工作

  (1)综合司组织提出工程项目建议书报办领导批准。

  (2)工程项目经办领导批准后,综合司组织开展工程设计,提出工程建设方案报告。

  (3)投计司组织专家对工程建设方案报告进行审查,保证工程技术方案经济合理可行。

  (4)综合司会同投计司将工程建设方案和专家审查意见报办领导批准。

  2.采购计划和预算

  (1)综合司应按程序规定将工程采购计划报国管局审批,经财司应按程序规定将工程采购预算纳入年度预算报财政部审批。

  (2)综合司会同经财司根据国管局批准的采购计划和财政部批准的采购预算,制定工程采购实施方案。

  3.工程建设实施

  (1)综合司会同经财司将工程采购实施方案报办领导批准。工程采购实施方案包括:一是按照国家有关规定提出工程采购方式;二是对承包商提出资格条件、技术条件和商务条件,并根据工程采购方式提出选择承包商的程序和方法;三是选择工程建设监理单位;四是提出工程采购进度安排;五是确定工程施工和监理合同文本;六是工程采购预算及成本预测;七是工程采购竣工验收等。

  (2)综合司依据办领导批准的工程采购实施方案,按照有关规定选择监理单位,并与监理单位签订监理合同。

  (3)综合司依据办领导批准的工程采购实施方案,按照有关规定选择承包商,并与承包商签订工程采购合同。

  (4)综合司根据签订的政府采购合同申请预付款,预付款原则上不超过20%,尾款原则上不低于10%,质保金不低于5%且在1年后支付。经财司根据工程施工采购合同约定支付合同款。

  (5)综合司督促承包商和监理单位,按照合同约定全面履行合同义务。

  4.验收管理

  (1)综合司要及时整理工程前期工作、计划和预算、建设管理等所有资料,形成完整档案资料,请有关专家进行专项档案验收。

  (2)综合司会同投计司和经财司,邀请有关专家等进行工程竣工验收,并签订验收文件一式三份。

  (3)综合司依据验收文件和档案归档手续,到经财司办理工程尾款支付。

  (三)防控措施

  1.加强工程前期工作质量控制,综合司提出建设方案,投计司组织专家审查,保证工程建设方案经济合理可行。

  2.按照基本建设管理程序,利用监理加强工程建设监督管理,以保障工程建设进度、安全和质量。

  3.加强工程采购验收管理,请有关专家进行专项档案验收;有关单位和专家共同进行工程竣工验收。

  三、服务类采购

  服务类采购是指会议、物业和餐饮、审计咨询等服务的采购。会议、物业和餐饮服务归口管理部门为综合司,审计咨询服务归口管理部门为经财司。

  (一)控制重点采购风险

  1.采购计划和预算要落实。

  2.采购事项事先应按程序报批,采购活动要规范。

  3.承接服务单位资质、能力等满足要求。

  (二)流程控制

  1. 会议服务采购

  (1)综合司根据年度会议预算,组织提出年度会议计划,会签经财司后报办领导批准。

  (2)根据批准的年度会议计划和预算,采购单位按照工作需要提出会议服务采购请示,经综合司、经财司审核报办领导批准后实施。

  (3)经财司按照《国务院南水北调办机关会议费管理实施细则》等有关规定,报销会议有关费用支出。

  2. 物业和餐饮服务采购

  (1)综合司提出年度物业和餐饮服务采购预算需求,经财司将其纳入年度部门预算,经办领导审核同意后报财政部审批。

  (2)根据财政部批准的年度物业和餐饮服务采购预算,综合司按照国家有关规定,结合实际情况选择承包商,并经请示办领导同意后,与承包商签订年度物业和餐饮服务合同。

  (3)经财司按照合同约定支付合同款,合同款的支付方式按照财政部的要求办理,并加强合同执行的监督管理。

  3. 审计咨询服务采购

  (1)经财司根据工作需要,提出年度审计服务采购计划和预算需求,经报办领导审核同意后纳入年度部门预算并报财政部审批。

  (2)根据财政部批准的审计服务采购预算,经财司按照工作计划和《关于建立南水北调系统内部审计质量约束机制的通知》(国调办经财[2016]51号)确定的原则,在通过招标确定的中介机构备选库中选择中介机构承担审计任务,服务经费按照任务工作量和规定的费率计算确定,并经请示办领导同意后与中介机构签订专项审计服务合同。

  (3)经财司按照合同约定支付合同款,合同款的支付方式按照财政部的要求办理。经财司审计管理岗位与合同支付财务岗位分离,加强合同执行的监督管理。

  4. 其他服务采购

  (1)采购单位提出服务采购预算申请,经经财司严格审核并报办领导审定后,报财政部审批。

  (2)根据财政部批准的服务采购预算,采购单位按照国家有关规定,严格执行我办批准、审核和实施分级管控程序,做好服务采购工作。

  (3)经财司负责服务采购合同的审核和执行的监督管理工作,严格按照国家有关规定和合同约定支付合同款。

  (三)防控措施

  1. 严格执行“有预算方可开展服务采购”的控制措施。

  2. 按照我办服务事项的管控程序,逐级审核批准后选定适当的承包商(资格、资质和能力),方能开展服务采购。

  3. 按照经济合同归口管理的职责,经财司对合同严格审核,严格按照合同约定和管理程序支付,并加强合同执行的监督管理。

  各直属事业单位可参照本规定执行。



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